YUNOVA · Excel for work
Module 1: Architecture & Navigation
What is Excel?
Key points
- Excel, Microsoft का spreadsheet program है: rows और columns की grid, जिसमें आप numbers और text लिखते हैं।
- इसे Microsoft ने बनाया: पहली बार 1985 में Apple Macintosh के लिए, 1987 में Windows पर; आज यह Microsoft 365 का हिस्सा है।
- Excel इसलिए use होता है: data organised रहता है, calculation तुरंत होती है, और reports व charts जल्दी बनते हैं।
- Offices, banks, shops, schools, accounts, HR और sales में, दुनिया की लगभग हर company में Excel चलता है, इसलिए यह सबसे ज़्यादा माँगी जाने वाली job skills में से एक है।
Workbook architecture/grid/Ribbon/Formula Bar
Key points
- Workbook = एक Excel file, जिसमें कई Worksheets होती हैं। हर sheet में 1,048,576 rows और 16,384 columns (A से XFD) हैं।
- Cell address = column letter + row number, जैसे B5। Name Box में address लिखकर Enter दबाएँ, सीधे उसी cell पर पहुँचेंगे।
- Ribbon में Home, Insert, Formulas, Data जैसे Tabs हैं, हर tab में commands के Groups। Ctrl+F1 से Ribbon छिपता/दिखता है।
- Formula Bar cell का असली content दिखाता है: cell में 25 दिख सकता है, पर अंदर =10+15 formula हो सकता है।
Files/formats/directory hygiene
Key points
- .xlsx सामान्य workbook format है, पर इसमें macros save नहीं होते। Macro वाली file .xlsm में save करें।
- .csv में सिर्फ active sheet का plain text जाता है: formulas की जगह values, और formatting व बाकी sheets छूट जाती हैं।
- .xls पुराना Excel 97-2003 format है (सिर्फ 65,536 rows)। .xlsb binary format है—बहुत बड़ी files छोटी और तेज़ रहती हैं।
- File नाम में date YYYY-MM-DD में लिखें (Sales_2024-03-31.xlsx), ताकि folder में files सही क्रम में लगें। F12 = Save As।
Range navigation/selection
Key points
- Range = cells का block: A1:D10 में 4 columns × 10 rows = 40 cells। Ctrl दबाकर click से अलग ranges साथ चुनें।
- Ctrl+Arrow data के किनारे तक कूदता है; Ctrl+Shift+Arrow वहाँ तक का पूरा हिस्सा select करता है।
- Ctrl+Home = A1; Ctrl+End = sheet की आखिरी used cell। Ctrl+A = data का पूरा block (दोबारा दबाएँ तो पूरी sheet)।
- Ctrl+Space = पूरा column, Shift+Space = पूरी row। ध्यान: data में blank cell हो तो Ctrl+Arrow वहीं रुक जाता है।
Rows/columns
Key points
- Row/column insert: header पर right-click > Insert, या पूरी row select करके Ctrl+Shift+= । Delete: Ctrl+- (minus)।
- Column को सबसे लंबी entry के बराबर चौड़ा करने के लिए column header की दाईं border पर double-click (AutoFit)।
- Hide: header पर right-click > Hide। Unhide: छिपे column के दोनों तरफ के headers select करके right-click > Unhide।
- Cell में ######## error नहीं है—column छोटा है और number/date फिट नहीं हो रहा। Column चौड़ा करें।
Worksheets
Key points
- नई sheet: Shift+F11 या sheet tabs के पास + button। Rename: tab पर double-click करके नया नाम लिखें।
- Sheets के बीच जाने के लिए Ctrl+Page Down (अगली sheet) और Ctrl+Page Up (पिछली sheet)।
- Sheet की copy: Ctrl दबाकर tab को drag करें, या right-click > Move or Copy > "Create a copy" tick करें।
- Sheet delete करने का Ctrl+Z से Undo नहीं होता—delete से पहले पक्का कर लें। Tab color से sheets अलग पहचानें।